2023年3月8日，中国加入《取消外国公文书认证要求的公约》（以下简称《公约》），2023年11月7日该《公约》在中国生效实施。为准确理解适用《公约》，改善营商环境，降低文书跨国流转耗时及费用，方便缔约方的当事人进行诉讼，充分保障当事人合法权益，更快、更省、更便捷地实现文书跨国流转，现就相关内容进行指引，以供参考：
一、《公约》的适用范围
（一）《公约》适用的公文书范围
《公约》第一条第一款规定“本公约适用于在一缔约国领土内制作，且需要在另一缔约国领土内出示的公文书。”《公约》所适用的文书是缔约国之间流通的公文书。在缔约国使用但在非缔约国作成或在缔约国作成但在非缔约国使用的文书都不属于公约可适用的文书。
《公约》只适用于公文书，即涉及公务的文书，根据《公约》第一条第二款规定，具体包括:1.与一国法院或法庭相关的机关或官员出具的文书，包括由检察官、法院书记员或司法执行员（“执达员”）出具的文书；2.行政文书；3.公证文书；4.对以私人身份签署的文件的官方证明，如对文件的登记或在特定日期存在的事实进行记录的官方证明，以及对签名的官方和公证证明。
《公约》排除适用的文书，根据《公约》第一条第三款规定，具体包括:1.外交或领事人员制作的文书；2.直接处理商业或海关运作的行政文书。
（二）《公约》缔约国的理解
《公约》中所指“缔约国”指《公约》已经生效的任何国家，包括原始缔约国，事后批准或加入《公约》的国家，即《公约》的所有成员国。
（三）《公约》适用空间范围
根据《公约》第十三条第一款规定“任何国家可在签署、批准或加入本公约时声明，本公约应扩展适用于由其负责国际关系的全部领土，或者其中一处或几处。此类声明应自本公约对有关国家生效之日起发生效力。”这里所指领土不仅包括一国的领陆、领水、领空，还包括其声明扩展的由其负责国际关系的领土。
二、附加证明书的理解
附加证明书，是指符合公约所附示范格式的，由文书出具国主管机关签发的，放在文书或“文书附页”上的附加意见证书，用于证明文书上的签名、印章的真实性，或文件签置人签署时的身份。附加证明书是《公约》在取消认证后，确保文书的真实性而创设的一套文书证明制度。依据该制度，在一缔约国领土内作成而需在另一缔约国领土内出示的公文书，如其附有作成国主管机关签发的附加证明书，则出示国应免除对公文书的认证手续。
附加证明书包括两部分信息：4项文书相关信息，包括文书出具国、签署人、签署人身份、印鉴名称；6项证明信息，包括签发地、签发日期、签发人、附加证明书编号、签发机关印鉴、签名。
法院在案件审判执行工作中对当事人提供的附加证明书真实性无法确认的，可层报最高人民法院国际合作局。
三、《公约》附加证明书与领事认证的对比
（一）相同
1.性质：证明出具国公文书上最后一个印鉴、签名的真实性。
2.功能：使一国出具的公文书能在另一国境内得以承认。
3.规费：在我国均为行政事业性收费，均为“领事认证费”，不新设收费项目。
（二）不同
1.适用国：领事认证书适用非《公约》缔约国；附加证明书适用《公约》缔约国。
2.运转程序：领事认证书的一些国家需要办理“双认证”；附加证明书减少外国驻华使领馆领事认证程序。
3.内容：领事认证书认证证词；附加证明书按《公约》规定10项内容证明。
4.形式：领事认证书需领事认证书贴纸加国徽印鉴；附加证明书需附加证明书贴纸加国徽印鉴。
5.流转模式：
（1）领事认证跨国流转模式：公文书——涉外公证或商事证明（出具国有关机构办理）——外交部门认证（出具国外交部或其委托机构办理）——领事认证（目的地国驻出具国使领馆办理）——公文书目的地国
（2）《公约》简化流程模式：公文书——涉外公证或商事证明（出具国有关机构办理）——附加证明书（出具国签发机关办理）——公文书目的国
四、《公约》对我国生效的衔接适用
《公约》于2023年11月7日对我国生效，此前外国公文书提交我国内地使用，需要在当地进行公证，然后至我国驻当地使领馆取得领事认证，认证标贴为绿色，加贴在公证文书之后。入约前，公文书送往国外使用，通常需办理出具国外交部门和目的地国使领馆两次领事认证，入约后，各缔约国之间适用《公约》取消上述认证程序。《公约》对我国生效后，除个别提出异议的国家外，中国同其他缔约国之间不再需要办理使领馆领事认证，只需办理一次附加证明书即可。
《公约》对我国生效前，已经公证并办理领事认证的公文书，《公约》生效后可以继续使用。《公约》对我国生效后，其他缔约国公文书送中国内地使用，公证后需办理该国附加证明书，无需办理该国和中国驻当地使领馆的领事认证。
五、诉讼中涉及公文书的审查
在诉讼中涉及公文书审查时，应区分《公约》缔约国公文书与非缔约国公文书的不同规定，具体考虑以下情形：
（一）《公约》与我国与其他国家间的条约、公约或协定的规定的适用
准确理解和适用《公约》第八条规定，如果我国在两个或多个缔约国间的条约、公约或协定规定对签名或印鉴应履行某种证明手续，该证明手续更为简化便捷则适用上述条约、公约或协定规定，在上述条约、公约或协定规定比《公约》第三条、第四条规定的手续更严格的情况下优先适用《公约》规定。
（二）非缔约国公文书的审查
非缔约国的公文书认证不适用《公约》，我国与非缔约国国家间的签订条约、公约或协定的，按条约、公约或协定的规定审查，没有条约、公约或协定的，经公证后需办理出具国外交部门和目的地国使领馆两次领事认证。
（三）授权委托书的审查
外国当事人提供的授权委托书，属于缔约国之间公文书的，按《公约》规定审查。外国当事人提供的授权委托书，属于非缔约国的公文书的，不适用《公约》规定，按上述第（二）项进行审查。
我国公民侨居在国外寄交授权委托书，属于缔约国之间公文书的，根据《中华人民共和国民事诉讼法》第二百七十一条的规定（中华人民共和国缔结或者参加的国际条约同本法有不同规定的，适用该国际条约的规定，但中华人民共和国声明保留的条款除外），应优先适用《公约》规定，在公证后需办理该国附加证明书，无需办理该国和中国驻当地使领馆的领事认证。
我国公民侨居在国外寄交授权委托书，属于非缔约国之间公文书的，根据《中华人民共和国民事诉讼法》第六十二条第三款规定（侨居在国外的中华人民共和国公民从国外寄交或者托交的授权委托书，必须经中华人民共和国驻该国的使领馆证明；没有使领馆的，由与中华人民共和国有外交关系的第三国驻该国的使领馆证明，再转由中华人民共和国驻该第三国使领馆证明，或者由当地的爱国华侨团体证明），不适用《公约》规定，需按照上述《中华人民共和国民事诉讼法》办理相关证明。
（四）证据的审查
当事人提供的公文书系在中华人民共和国领域外形成的证据，属于《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》（以下简称《证据规定》）第十六条规定和《全国法院涉外商事海事审判工作座谈会会议纪要》（以下简称《会议纪要》）第十六条规定公文书范围的，按《证据规定》《会议纪要》的规定审查。
当事人提供的证据系在我国领域外形成，涉及身份关系的证据，属于《公约》缔约国公文书的，应当优先适用《公约》规定，在公证后需办理该国附加证明书，无需办理该国和中国驻当地使领馆的领事认证。
当事人提供的证据系在我国领域外形成，涉及身份关系的证据，不属于《公约》缔约国公文书的，不适用《公约》规定。应当根据《证据规定》第十六条规定和《会议纪要》第十六条规定，经所在国公证机关证明并经中华人民共和国驻该国使领馆认证，或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续。
《证据规定》第十六条：当事人提供的公文书证系在中华人民共和国领域外形成的，该证据应当经所在国公证机关证明，或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续。中华人民共和国领域外形成的涉及身份关系的证据，应当经所在国公证机关证明并经中华人民共和国驻该国使领馆认证，或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续。
《会议纪要》第十六条：【域外公文书证】《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第十六条规定的公文书证包括外国法院作出的判决、裁定，外国行政机关出具的文件，外国公共机构出具的商事登记、出生及死亡证明、婚姻状况证明等文件，但不包括外国鉴定机构等私人机构出具的文件。公文书证在中华人民共和国领域外形成的，应当经所在国公证机关证明，或者履行相应的证明手续，但是可以通过互联网方式核查公文书证的真实性或者双方当事人对公文书证的真实性均无异议的除外。
六、公文书的具体理解
（一）《公约》适用的公文书
《公约》第一条第二款规定的公文书，具体包括四项内容：
（1）与一国法院或法庭有关的机关或官员发出的文书，包括检察官、法院书记官以及执行员发出的文书。此处的法院或法庭为广义理解，包括司法法院、行政和宪法法院或法庭。
（2）行政文书。典型的行政文书包括出生、死亡和婚姻证明，公司登记、财产登记、人口登记、知识产权登记，教育证书、许可证书、医疗和健康证书，刑事犯罪和警察记录等。
（3）公证书。在大多数普通法系国家，公证为一种法律职业，是公证机关或公证人以官方身份证明一定事实的活动。而公证书即为由当地公证机构或国际公证人出具的、记录一定事实发生的证明活动的文书。我国内地公证制度以公证机构为本位，公证员以公证处为执业场所办理公证业务。香港的公证实行以公证人为本位的制度，其执业机构为律师事务所等。
（4）对以私人身份签署的文件的官方证明。诸如登记批准书、日期签证及签字证明书。以私人身份所签署文件的证书不是指以私人身份作成的处理私人事务的文书本身，而是指附在其上的官方证明书。例如，对某个文件的注册或其在某日存在的事实进行记录的官方证书，以及对签字的官方证明和公证证明。而能否对个人以私人身份签署的文件发出官方证明书，则由出具国的法律决定。
（二）《公约》排除适用的公文书
《公约》第一条第三款规定，排除适用的公文书具体包括两项内容：
（1）外交或领事人员做成的文书。根据《维也纳领事关系公约》第5条的规定，一国驻他国的外交或领事机关具有其本国的公证职能。实践中，外交或领事人员做成的文书真实性本身就得到各国认可，即被视为已经证明的文书，不需要经过再次认证。故《公约》没必要适用该类文书。
（2）直接处理商务交易或关税事务的行政文书。这是世界贸易组织简化认证的要求。如签发国最常用的原产地证书或进出口许可证，在实践中往往不需要对这类文书的签字或盖章进行认证，而需要进一步对实质内容进行核实。故该类文书的认证没必要适用《公约》。
七、我国签发附加证明书的主管机关及办理流程
中国外交部是签发附加证明书的主管机关，为本国境内出具的公文书签发附加证明书。外交部领事司是具体执行部门，附加证明书由外交部及其委托的地方外办签发。受外交部委托，中国相关地方人民政府外事办公室可为本行政区域内出具的公文书签发附加证明书。
中国附加证明书将使用贴纸形式，加贴银色国徽印鉴。中国外交部以及各相关地方外办签发的附加证明书支持在线核验，具体可登录http://consular.mfa.gov.cn/VERIFY/。
办理附加证明书的具体程序和要求请登录中国领事服务网（网址：https://cs.mfa.gov.cn/）或各地方外办相关网站查询。
签发附加证明书的地方外办人民政府外事办公室名单
（共31家）
安徽省、重庆市、福建省、广东省、广西壮族自治区、贵州省、河南省、黑龙江省、湖北省、湖南省、海南省、吉林省、江苏省、江西省、辽宁省、四川省、山东省、上海市、陕西省、云南省、浙江省、甘肃省、河北省、山西省、内蒙古自治区、长春市、哈尔滨市、宁波市、济南市、青岛市、深圳市
八、《公约》缔约国名单及缔约国办理手续提示
（一）《公约》缔约国名单
（截至2023年10月23日）
亚洲（22个）：
中国、亚美尼亚、阿塞拜疆、巴林、文莱、格鲁吉亚、印度、印尼、以色列、日本、哈萨克斯坦、吉尔吉斯斯坦、蒙古国、阿曼、巴基斯坦、菲律宾、韩国、沙特、新加坡、塔吉克斯坦、土耳其、乌兹别克斯坦
非洲（16个）：
博茨瓦纳、布隆迪、佛得角、斯威士兰、莱索托、利比里亚、马拉维、毛里求斯、摩洛哥、纳米比亚、卢旺达、圣多美和普林西比、塞内加尔、塞舌尔、南非、突尼斯
欧洲（44个）：
阿尔巴尼亚、安道尔、奥地利、白俄罗斯、比利时、波黑、保加利亚、克罗地亚、塞浦路斯、捷克、丹麦、爱沙尼亚、芬兰、法国、德国、希腊、匈牙利、冰岛、爱尔兰、意大利、拉脱维亚、列支敦士登、立陶宛、卢森堡、马耳他、摩纳哥、黑山、荷兰、北马其顿、挪威、波兰、葡萄牙、摩尔多瓦、罗马尼亚、俄罗斯、圣马力诺、塞尔维亚、斯洛伐克、斯洛文尼亚、西班牙、瑞典、瑞士、乌克兰、英国
北美洲（21个）：
安提瓜和巴布达、巴哈马、巴巴多斯、伯利兹、加拿大、哥斯达黎加、多米尼克、多米尼加、萨尔瓦多、格林纳达、危地马拉、洪都拉斯、牙买加、墨西哥、尼加拉瓜、巴拿马、圣基茨和尼维斯、圣卢西亚、圣文森特和格林纳丁斯、特立尼达和多巴哥、美国
南美洲（12个）：
阿根廷、玻利维亚、巴西、智利、哥伦比亚、厄瓜多尔、圭亚那、巴拉圭、秘鲁、苏里南、乌拉圭、委内瑞拉
大洋洲（10个）：
澳大利亚、库克群岛、斐济、马绍尔群岛、新西兰、纽埃、帕劳、萨摩亚、汤加、瓦努阿图
注1：2024年1月11日，《公约》将对加拿大生效，中加之间将于当日开始适用《公约》。2024年6月5日，《公约》将对卢旺达生效，中卢之间将于当日开始适用《公约》。
注2：中国与其不承认具有主权国家地位的《公约》成员间不适用《公约》。
注3：中国与印度之间不适用《公约》。
（二）缔约国办理手续提示
缔约国一般指定外交部或内政部作为签发附加证明书的主管机关，以新西兰为例，中华人民共和国驻新西兰大使馆公告，自11月7日起，该使馆将停办领事认证业务。对于新西兰出具的拟送往中国内地使用的文书，请向新西兰主管机关申办附加证明书。
新西兰内政部是办理新西兰附加证明书的主管机构。地址：45 Pipitea Street, Wellington 。邮寄地址：Department of Interior, PO BOX 10526, Wellington 6140, New Zealand，电话：+64 (4) 460 2221，电子邮件：auth.unit@dia.govt.nz，网址：www.govt.nz/authentications。
在国外的公司或个人若需办理认证手续，请咨询中国在该国的使领馆或该国所指定的附加证明书的主管机构。
九、涉港澳台公文书流转提示
此前，《公约》已适用于中国香港特别行政区和澳门特别行政区，《公约》将继续适用于两特别行政区。港澳特别行政区和《公约》成员国之间的文书流转安排将保持不变。《公约》对我国生效后，中国内地和香港澳门特别行政区，以及中国大陆和台湾地区之间的双向文书流转现行做法不受影响。
十、跨境诉讼当事人线上视频见证提示
人民法院为跨境诉讼当事人提供网上立案指引、查询、委托代理视频见证、登记立案服务，按照最高人民法院《关于为跨境诉讼当事人提供网上立案服务的若干规定》（以下简称《网上立案服务规定》办理。
跨境诉讼外国当事人进行身份验证应当向受诉法院在线提交以下材料：外国人应当提交护照等用以证明自己身份的证件；企业和组织应当提交身份证明文件和代表该企业和组织参加诉讼的人有权作为代表人参加诉讼的证明文件，证明文件应当经所在国公证机关公证。如我国与外国人、外国企业和组织所在国订立、缔结或者参加的国际条约、公约中对证明手续有具体规定，从其规定，但我国声明保留的条款除外。
非缔约国的公文书认证不适用《公约》，我国与非缔约国国家签订条约、公约或协定的，按条约、公约或协定的规定审查；没有条约、公约或协定的，证明文件应当经所在国公证机关公证，并经我国驻该国使领馆认证。外国人、外国企业和组织所在国与我国没有建立外交关系的，可以经过该国公证机关公证，经与我国有外交关系的第三国驻该国使领馆认证，再转由我国驻第三国使领馆认证。
按《网上立案服务规定》通过身份验证的跨境诉讼当事人委托我国内地律师代理诉讼，可以向受诉法院申请线上视频见证。
线上视频见证由法官在线发起，法官、跨境诉讼当事人和受委托律师三方同时视频在线。跨境诉讼当事人应当使用中华人民共和国通用语言或者配备翻译人员，法官应当确认受委托律师和其所在律师事务所以及委托行为是否确为跨境诉讼当事人真实意思表示。在法官视频见证下，跨境诉讼当事人、受委托律师签署有关委托代理文件，无需再办理公证、认证、转递等手续。线上视频见证后，受委托律师可以代为开展网上立案、网上交费等事项。
附：《公约》全文及格式
取消外国公文书认证要求的公约（中译本）
（订于一九六一年十月五日）
本公约签署国，希望取消对外国公文书进行外交或领事认证的要求，决定为此目的缔结本公约，并议定以下条款：
第一条
本公约适用于在一缔约国领土内制作，且需要在另一缔约国领土内出示的公文书。
在适用本公约时，下列文书被认为是公文书：
（一）与一国法院或法庭相关的机关或官员出具的文书，包括由检察官、法院书记员或司法执行员（“执达员”）出具的文书；
（二）行政文书；
（三）公证文书；
（四）对以私人身份签署的文件的官方证明，如对文件的登记或在特定日期存在的事实进行记录的官方证明，以及对签名的官方和公证证明。
但本公约不适用于：
（一）外交或领事人员制作的文书；
（二）直接处理商业或海关运作的行政文书。
第二条
缔约国对适用本公约且需在其领土内出示的文书应免除认证要求。就本公约而言，认证仅指文书出示地国的外交或领事人员为证明签名的真实性、文书签署人签署时的身份，以及在需要时为确认文书上的印鉴属实而履行的手续。
第三条
为证明签名的真实性、文书签署人签署时的身份，以及在需要时为确认文书上的印鉴属实，仅可能需要办理的手续是文书出具国主管机关签发第四条规定的附加证明书。
如根据文书出示地国现行法律、法规或惯例，或者根据两个或多个缔约国间的协定，前款所指手续已被取消或简化，或者已免除对文书的认证，则不得要求履行前款所规定的手续。
第四条
第三条第一款所指的附加证明书应附于文书本身或附页上，其样式应与本公约所附样本一致。
附加证明书可用签发它的主管机关使用的官方语言填写。附加证明书中标准事项亦可用另一种语言书写。附加证明书的标题“附加证明书（1961 年10 月5 日海牙公约）”应用法文书写。
第五条
附加证明书应根据文书签署人或任何文书持有人的申请签发。
正确填写的附加证明书可以证明签名的真实性、文书签署人签署时的身份，以及在需要时确认文书上的印鉴属实。附加证明书上的签名及印鉴无需任何证明。
第六条
缔约国应根据其机关的官方职责，指定有权签发第三条第一款所指附加证明书的主管机关。缔约国应在交存批准书、加入书或扩展适用范围声明时将上述指定通知荷兰外交部。对指定的主管机关的任何变更也应予以通知。
第七条
根据第六条所指定的主管机关，应备有登记册或卡片索引以记录所签发的附加证明书，并详细列明：
（一）附加证明书的编号和日期；
（二）公文书签署人的姓名及其签署时的身份；无签名文书上印鉴机关的名称。
应任何利害关系人的申请，签发附加证明书的主管机关应核实附加证明书上的事项是否与登记册或卡片索引的记录一致。
第八条
如果两个或多个缔约国间的条约、公约或协定规定对签名或印鉴应履行某种证明手续，则本公约仅在这些手续较第三条、第四条规定的手续更严格的情况下优先适用。
第九条
缔约国应采取必要措施，以避免本国外交或领事人员在依本公约规定应予免除的情况下进行认证。
第十条
本公约对出席海牙国际私法会议第九届会议的国家及爱尔兰、冰岛、列支敦士登和土耳其开放签署。本公约须经批准，批准书应交存荷兰外交部。
第十一条
本公约应于第三份批准书按第十条第二款规定交存后第 60 日起生效。
对于此后批准本公约的签署国，公约自其交存批准书后第 60 日起对其生效。
第十二条
第十条未提及的任何国家可在公约根据第十一条第一款生效后加入本公约。加入书应交存荷兰外交部。此类加入仅应在加入国与那些在收到第十五条第（四）项规定的通知后 6 个月内对其加入未提出异议的缔约国之间生效。任何此类异议应通知荷兰外交部。公约应自前款规定的6个月期限届满后的第60日起在加入国与对其加入不持异议的国家之间生效。
第十三条
任何国家可在签署、批准或加入本公约时声明，本公约应扩展适用于由其负责国际关系的全部领土，或者其中一处或几处。此类声明应自本公约对有关国家生效之日起发生效力。
此后任何时候，此类扩展适用事项应通知荷兰外交部。如公约的签署和批准国作出此类扩展适用声明，公约应根据第十一条的规定对声明所提及的领土生效。如公约的加入国作出此类扩展适用声明，公约应根据第十二条的规定对声明所提及的领土生效。
第十四条
本公约自第十一条第一款规定的生效之日起5 年内有效，对后来批准或加入本公约的国家同样适用。
如未经废止，本公约每 5 年自动展期一次。
废止应至少在 5 年期届满的6 个月前通知荷兰外交部。
废止可仅限于本公约适用的某些领土。废止仅对发出废止通知的国家有效。本公约对其他缔约国仍然有效。
第十五条
荷兰外交部应将下列事项通知第十条所指的国家和根据第十二条加入本公约的国家：
（一）第六条第二款所述的通知；
（二）第十条所述的签署和批准；
（三）本公约根据第十一条第一款生效的日期；
（四）第十二条所述的加入和异议，及加入的生效日期；
（五）第十三条所述的扩展适用范围及其生效日期；
（六）第十四条第三款所述的废止。
下列经正式授权的签署人签署本公约，以昭信守。
本公约于一九六一年十月五日订于海牙，用法文和英文写成。两种文本如发生分歧，以法文本为准。正本一份，交由荷兰政府存档，其经证明无误的副本应通过外交途径送交出席海牙国际私法会议第九届会议的国家以及爱尔兰、冰岛、列支敦士登和土耳其。
公约附件：
附加证明书样式
附加证明书应为边长至少 9 厘米的正方形
《取消外国公文书认证要求的公约》英文原文
CONVENTION ABOLISHING THE REQUIREMENT OF LEGALISATION FOR FOREIGN PUBLIC DOCUMENTS
(Concluded 5 October 1961)
The States signatory to the present Convention,
Desiring to abolish the requirement of diplomatic or consular legalisation for foreign public documents, Have resolved to conclude a Convention to this effect and have agreed upon the following provisions:
Article 1
The present Convention shall apply to public documents which have been executed in the territory of one Contracting State and which have to be produced in the territory of another Contracting State. For the purposes of the present Convention, the following are deemed to be public documents:
a) documents emanating from an authority or an official connected with the courts or tribunals of the State, including those emanating from a public prosecutor, a clerk of a court or a process-server ("huissier de justice");
b) administrative documents;
c) notarial acts;
d) official certificates which are placed on documents signed by persons in their private capacity, such as official certificates recording the registration of a document or the fact that it was in existence on a certain date and official and notarial authentications of signatures.
However, the present Convention shall not apply:
a) to documents executed by diplomatic or consular agents;
b) to administrative documents dealing directly with commercial or customs operations.
Article 2
Each Contracting State shall exempt from legalisation documents to which the present Convention applies and which have to be produced in its territory. For the purposes of the present Convention, legalisation means only the formality by which the diplomatic or consular agents of the country in which the document has to be produced certify the authenticity of the signature, the capacity in which the person signing the document has acted and, where appropriate, the identity of the seal or stamp which it bears.
Article 3
The only formality that may be required in order to certify the authenticity of the signature, the capacity in which the person signing the document has acted and, where appropriate, the identity of the seal or stamp which it bears, is the addition of the certificate described in Article 4, issued by the competent authority of the State from which the document emanates. However, the formality mentioned in the preceding paragraph cannot be required when either the laws, regulations, or practice in force in the State where the document is produced or an agreement between two or more Contracting States have abolished or simplified it, or exempt the document itself from legalisation.
Article 4
The certificate referred to in the first paragraph of Article 3 shall be placed on the document itself or on an "allonge"; it shall be in the form of the model annexed to the present Convention. It may, however, be drawn up in the official language of the authority which issues it. The standard terms appearing therein may be in a second language also. The title "Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)" shall be in the French language.
Article 5
The certificate shall be issued at the request of the person who has signed the document or of any bearer. When properly filled in, it will certify the authenticity of the signature, the capacity in which the person signing the document has acted and, where appropriate, the identity of the seal or stamp which the document bears. The signature, seal and stamp on the certificate are exempt from all certification.
Article 6
Each Contracting State shall designate by reference to their official function, the authorities who are competent to issue the certificate referred to in the first paragraph of Article 3. It shall give notice of such designation to the Ministry of Foreign Affairs of the Netherlands at the time it deposits its instrument of ratification or of accession or its declaration of extension. It shall also give notice of any change in the designated authorities.
Article 7
Each of the authorities designated in accordance with Article 6 shall keep a register or card index in which it shall record the certificates issued, specifying:
a) the number and date of the certificate,
b) the name of the person signing the public document and the capacity in which he has acted, or in the case of unsigned documents, the name of the authority which has affixed the seal or stamp.
At the request of any interested person, the authority which has issued the certificate shall verify whether the particulars in the certificate correspond with those in the register or card index.
Article 8
When a treaty, convention or agreement between two or more Contracting States contains provisions which subject the certification of a signature, seal or stamp to certain formalities, the present Convention will only override such provisions if those formalities are more rigorous than the formality referred to in Articles 3 and 4.
Article 9
Each Contracting State shall take the necessary steps to prevent the performance of legalisations by its diplomatic or consular agents in cases where the present Convention provides for exemption.
Article 10
The present Convention shall be open for signature by the States represented at the Ninth Session of the Hague Conference on Private International Law and Iceland, Ireland, Liechtenstein and Turkey. It shall be ratified, and the instruments of ratification shall be deposited with the Ministry of Foreign Affairs of the Netherlands.
Article 11
The present Convention shall enter into force on the sixtieth day after the deposit of the third instrument of ratification referred to in the second paragraph of Article 10. The Convention shall enter into force for each signatory State which ratifies subsequently on the sixtieth day after the deposit of its instrument of ratification.
Article 12
Any State not referred to in Article 10 may accede to the present Convention after it has entered into force in accordance with the first paragraph of Article 11. The instrument of accession shall be deposited with the Ministry of Foreign Affairs of the Netherlands.
Such accession shall have effect only as regards the relations between the acceding State and those Contracting States which have not raised an objection to its accession in the six months after the receipt of the notification referred to in sub-paragraph d) of Article 15. Any such objection shall be notified to the Ministry of Foreign Affairs of the Netherlands.
The Convention shall enter into force as between the acceding State and the States which have raised no objection to its accession on the sixtieth day after the expiry of the period of six months mentioned in the preceding paragraph.
Article 13
Any State may, at the time of signature, ratification or accession, declare that the present Convention shall extend to all the territories for the international relations of which it is responsible, or to one or more of them. Such a declaration shall take effect on the date of entry into force of the Convention for the State concerned.
At any time thereafter, such extensions shall be notified to the Ministry of Foreign Affairs of the Netherlands.
When the declaration of extension is made by a State which has signed and ratified, the Convention shall enter into force for the territories concerned in accordance with Article 11. When the declaration of extension is made by a State which has acceded, the Convention shall enter into force for the territories concerned in accordance with Article 12.
Article 14
The present Convention shall remain in force for five years from the date of its entry into force in accordance with the first paragraph of Article 11, even for States which have ratified it or acceded to it subsequently.
If there has been no denunciation, the Convention shall be renewed tacitly every five years.
Any denunciation shall be notified to the Ministry of Foreign Affairs of the Netherlands at least six months before the end of the five year period.
It may be limited to certain of the territories to which the Convention applies.
The denunciation will only have effect as regards the State which has notified it. The Convention shall remain in force for the other Contracting States.
Article 15
The Ministry of Foreign Affairs of the Netherlands shall give notice to the States referred to in Article 10, and to the States which have acceded in accordance with Article 12, of the following:
a) the notifications referred to in the second paragraph of Article 6;
b) the signatures and ratifications referred to in Article 10;
c) the date on which the present Convention enters into force in accordance with the first paragraph of Article 11;
d) the accessions and objections referred to in Article 12 and the date on which such accessions take effect;
e) the extensions referred to in Article 13 and the date on which they take effect;
f) the denunciations referred to in the third paragraph of Article 14.
In witness whereof the undersigned, being duly authorised thereto, have signed the present Convention.
Done at The Hague the 5th October 1961, in French and in English, the French text prevailing in case of divergence between the two texts, in a single copy which shall be deposited in the archives of the Government of the Netherlands, and of which a certified copy shall be sent, through the diplomatic channel, to each of the States represented at the Ninth Session of the Hague Conference on Private International Law and also to Iceland, Ireland, Liechtenstein and Turkey.
